Bonjour à toutes et tous,
La Finance chez ACE Education : qui fait quoi, et surtout… qui appeler pour éviter de parler à la mauvaise personne ?
Chez Finance, on ne fait pas que des chiffres, des tableaux Excel et des clôtures qui tombent toujours au “bon” moment.
Notre rôle, c’est surtout de faire en sorte que tout circule correctement : les paiements, les factures, les encaissements, les clôtures… et les bonnes informations.
Pour vous aider à identifier rapidement le bon interlocuteur, voici un petit guide pratique de l’équipe comptable.
En résumé : la bonne question, la bonne personne
Milton – Responsable Comptable
Le chef d’orchestre de la compta.
Milton supervise l’ensemble de la fonction comptable et coordonne les différents pôles. Il intervient sur les sujets de clôture, de comptes annuels, de conformité comptable et de relations avec les interlocuteurs externes.
À contacter pour :
- les sujets de clôture mensuelle ou annuelle,
- les questions de bilan, compte de résultat, provisions,
- les échanges avec les commissaires aux comptes ou l’administration,
- les sujets de coordination globale comptable.
Autrement dit : quand le sujet dépasse un cas individuel et touche au pilotage global, c’est probablement pour Milton.
Norbert – Comptabilité Générale
Le gardien de la mécanique comptable interne.
Norbert s’occupe des sujets de notes de frais des immobilisations, banques, refacturations inter-sociétés…
À contacter pour :
- les notes de frais,
- les immobilisations (achats, cessions, amortissements),
En clair : si cela concerne vos notes de frais ou des immobilisations, il y a de fortes chances que Norbert soit votre meilleur allié.
Steeve et son équipe – Comptabilité Fournisseur
Le point d’entrée pour tout ce qui concerne les fournisseurs.
Steeve et son équipe veillent à ce que les factures fournisseurs soient conformes, bien imputées, bien validées… et payées dans les règles. Il gère aussi les écarts, les relances, le référentiel fournisseurs.
Steeve s’occupe de la partie CMH / ENAAI / BU, Issam pour la partie ESDAC et Dimitri pour la partie ACE (AMOS / EIDM).
À contacter pour :
- un problème de bon de commande / réception / facture,
- une anomalie d’imputation ou d’approbation,
- une relance fournisseur,
- une création ou modification de fournisseur,
- une question sur un paiement fournisseur.
En résumé : dès qu’un fournisseur entre dans l’histoire, Steeve et son équipe ne sont jamais très loin.
Support téléphonique dédié – Comptabilité Fournisseur – Numéro de téléphone 01 44 23 02 38
Pour améliorer le traitement des demandes, un support téléphonique dédié est désormais en place.
Horaires d’ouverture :
mardi et jeudi, de 14h15 à 17h15
Orientation des appels :
- Tapez 1 pour ACE Education
- Tapez 2 pour ESDAC
- Tapez 3 pour CMH / ENAAI
En dehors de ces créneaux, vos demandes doivent être adressées à :
service.fournisseurs@ace-education.com
(et non plus à teamfinance@ace-education.com)
Oui, on modernise. Oui, on aime aussi les mails bien envoyés au bon endroit.
Armel et son équipe – Comptabilité Client / ADV
Le trait d’union entre étudiant, campus, comptabilité et paiement.
Armel et son équipe interviennent sur toute la chaîne de facturation et d’encaissement côté étudiants et entreprises : acomptes, échéanciers, abonnements Stripe, remboursements, facturation alternance, impayés, recouvrement…
À contacter pour :
- un acompte ou un échéancier étudiant,
- l’envoi ou la réactivation d’un lien de paiement,
- une demande de remboursement,
- un sujet lié à l'arrêt de prélèvement ou remboursement d'un alternant,
- un impayé étudiant ou entreprise,
- la facturation scolarité,
- les encaissements et le lettrage client.
Adresse dédiée :
Donc, si votre sujet parle d’un étudiant, d’un paiement ou d’une facture client, Armel est sans doute la bonne porte d’entrée.
Quelques réflexes utiles pour gagner du temps
Pour que vos demandes soient traitées plus vite et plus efficacement, voici quelques bons réflexes :
- adressez votre demande au bon interlocuteur dès le départ,
- transmettez un maximum d’informations utiles (nom, campus, société, numéro de facture, montant, date, pièce jointe…),
- privilégiez les boîtes mail dédiées lorsqu’elles existent,
- et, petit rappel amical : “urgent” écrit trois fois dans l’objet ne remplace pas un dossier complet.
Point de vigilance important : les changements de RIB
Parce qu’un changement de RIB peut parfois cacher… autre chose qu’un simple changement de banque, nous rappelons qu’une vigilance particulière est indispensable.
Pourquoi autant de prudence ?
Les fraudes au faux fournisseur ou à l’usurpation d’identité par email sont aujourd’hui très fréquentes et constituent la première cause de perte d’argent pour les entreprises
.
Concrètement, un fraudeur peut :
- usurper une adresse email,
- pirater une boîte mail fournisseur,
- transmettre une facture modifiée avec un nouveau RIB.
L’objectif est toujours le même : détourner un paiement.
La règle à respecter
Pour tout changement de RIB concernant un intervenant ou un fournisseur, la modification doit impérativement être signalée au campus et/ou à la comptabilité.
Le nouveau RIB doit être transmis :
- certifié conforme par l’établissement bancaire,
- et signé par la personne concernée.
Cette procédure n’est pas là pour compliquer la vie de tout le monde : elle sert à sécuriser les paiements… et à éviter qu’ils partent chez quelqu’un que nous n’avions pas prévu de financer.
Merci de bien vouloir communiquer ces informations à toute nouvelle personne intégrant vos équipes.
Voici l’organigramme du service comptabilité.
